Internationales Archivsymposion 2007

8.-9.05. 2007 in Hasselt

Auf Einladung des Rijksarchief Hasselt und des Rheinischen Archiv- und Museumsamts trafen sich am 8. und 9. Mai 2007 Archivarinnen und Archivare aus den Benelux-Staaten und der Bundesrepublik Deutschland zum Internationalen Archivsymposion 2007 im Rijksarchief Hasselt.

Die seit 1991 jährlich stattfindende Tagung befasste sich in diesem Jahr mit den Themen Langzeitarchivierung von Archivgut und Archive im Dienste der Verwaltung und bot den Teilnehmern an beiden Tagen die Möglichkeit zum grenzüberschreitenden fachlichen Austausch.

In diesem Jahr folgten 47 Archivarinnen und Archivare der Einladung zum Symposion, davon 21 aus Deutschland, 13 aus den Niederlanden, 12 aus Belgien und eine Teilnehmerin aus Luxemburg.

Nach dem Empfang der Gäste am Tagungsort, dem Rijksarchief Hasselt, durch Dr. Michel van der Eycken (Algemeen Rijksarchief Brüssel) eröffnete Prof. Dr. Karel Velle (Generalarchivar der Provinz Limburg) das Internationale Archivsymposion 2007 mit einem Dank an die Veranstalter, einem Rückblick auf bisherige Symposia sowie einem Ausblick auf die Themen der beiden Tage. Prof. Dr. Velles besonderer Dank für die Organisation der Tagung galt Mr. Jacques van Rensch vom Regionaal Historisch Centrum Limburg, Rombout Nijssen als Gastgeber und schließlich Dr. Hans Budde vom Landschaftsverband Rheinland, der seine Teilnahme kurzfristig absagen musste.

Im Anschluss stellte Rombout Nijssen, Leiter des Staatsarchivs Hasselt, diese Einrichtung vor und berichtete über deren wichtigste Fachaufgaben, die sie auf Grundlage der belgischen Archivgesetze aus den 1950er Jahren ausübt. Dazu gehören vor allem der Erwerb von Archivalien, deren Aufbewahrung, Erhaltung und ihre Erschließung sowie ihre Bereitstellung für die Öffentlichkeit. Es ist geplant, in zunehmendem Maß Findbücher auch online zur Verfügung zu stellen, um den Servicegedanken weiter in den Mittelpunkt der Arbeit zu rücken.

Vor dem Mittagsimbiss führten Rombout Nijssen und Dr. Michel van der Eycken die Gäste in zwei Gruppen durch das 1870 als Herrenhaus errichtete Gebäude, das seit Beginn des 20. Jahrhunderts als Staatsarchiv dient. Erst vor wenigen Jahren wurde das gesamte Haus renoviert, so dass das Archiv modernen Standards entspricht. Das alte Magazin wird nun als Bibliothek genutzt, während das neue Magazin auf sechs Stockwerken mit einer Kapazität von je zweieinhalb laufenden Kilometern auf absehbare Zeit ausreichenden Platz bieten wird. Unter benutzerfreundlichen Gesichtspunkten machte Rombout Nijssen auch auf die beiden Lesesäle aufmerksam, die mit dem Dokumenten-Lesesaal und einem separaten Mikrofilm-Lesesaal sowohl Genealogen als auch anderen Forschern ein ungestörtes Arbeiten ermöglichen.

 

1. Arbeitssitzung: Strategien der Langzeitarchivierung von Archivgut

Die Arbeitssitzung am ersten Tag wurde von Mr. Jacques van Rensch moderiert und behandelte die Strategien der Langzeitarchivierung von Archivgut. Mr. Jacques van Rensch begrüßte zunächst die Referenten und führte in das Thema ein.

Dr. Jürgen Rainer Wolf (Sächsisches Staatsarchiv, Dresden) stellte in seinem Vortrag Brauchen wir noch Archivgebäude? – Archivbau im Spannungsfeld von analoger Überlieferung und digitalen Daten die Situation der Staatsarchive im Freistaat Sachsen dar. Die historische Entwicklung vor dem Hintergrund von vierzig Jahren DDR brachte beim Übergang der DDR-Archive an den Freistaat besondere Probleme mit sich. Seit den 1990er Jahren sind neben den regulären Zuwächsen große Zugänge aus den ehemaligen Parteien, Partei- und Staatsorganen sowie aus den Wirtschaftsorganisationen der DDR auf die Archive zugekommen oder werden im kommenden Jahrzehnt erwartet. Auch war die bauliche Unterbringung der Archive als mangelhaft zu bezeichnen. Diese Faktoren machten eine Neustrukturierung des sächsischen Archivwesens erforderlich. Der Freistaat Sachsen kommt dieser Notwendigkeit nun durch die Umsetzung eines Unterbringungskonzepts nach, das das Archivgut auf die vier Dienststellen des sächsischen Staatsarchivs (Hauptsstaatsarchiv Dresden, die Staatsarchive Leipzig und Chemnitz und das Bergarchiv Freiberg) verteilt.

Dr. Wolf verdeutlichte, dass nur die Einrichtung moderner Archivgebäude die archivischen Anforderungen und die Bedürfnisse der Nutzer befriedigen können. Eine von der sächsischen Landesregierung zeitweise geforderte Konversion der Archivalien auf digitale Ersatzmedien bei gleichzeitiger Vernichtung der Originale kommt somit nicht in Frage. Abschließend wies der Referent auf die Chancen hin, welche sich aus der Bereitstellung vielfältiger Informationen im Internet für die Archivnutzer ergeben. Damit einhergehend wird auch die Arbeitsweise der Archivare in den kommenden Jahren einer ständigen Veränderung unterliegen.

Drs. Roelof Koops (Zeeuws Archief, Middelburg) gab in seinem Vortrag Das Zeeuws Archief mit einer neuen Organisation auf dem Weg in das digitale Zeitalter eine Zwischenbilanz des neuen Regionaal Historisch Centrum ab, das im Jahr 2000 aus der Fusion des Reichsarchiv Zeeland mit den Stadtarchiven Middelburg und Veere entstand. Der Referent berichtete, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Zeeuws Archief seit der Neuorganisation zwar mit großer Motivation arbeiteten, aber nach einer Anfangsphase im Jahr 2004 klar wurde, dass die Ziele des Regionalen Historischen Zentrums aufgrund von finanziellen Engpässen und organisatorischen Problemen nicht zu erreichen waren. Ursächlich für diese Probleme sei die fortschreitende Digitalisierung der Gesellschaft, die auch Konsequenzen für den Inhalt und die Organisation der archivischen Arbeit mit sich bringe. Das Zeeuws Archief möchte sich in der Zukunft zu einem Anbieter virtueller, am Bedarf der Nutzer orientierter historischer Informationen entwickeln. Dazu müssen Teile der Bestände digitalisiert zur Verfügung gestellt werden, was in Zusammenarbeit mit anderen Institutionen aus dem kulturellen Bereich erreicht werden soll. Gleichzeitig erwies sich eine Umorganisation der Verwaltung als notwendig. Um diese Veränderungen zu bewältigen, sind verschiedene Schritte angedacht worden. Die Umstrukturierung der Verwaltung ist für das Jahr 2008 geplant. Sie soll sich stärker als bisher an den veränderten Rahmenbedingungen und Aufgaben des Archivs orientieren. Ebenfalls sollen Schulungen im IT-Bereich die Mitarbeiter besser auf die neuen Anforderungen in der Archivarbeit vorbereiten. So soll erreicht werden, dass das Zeeuws Archief sich zu dem bestimmenden historischen Zentrum von und für die Region Zeeland entwickeln kann.

Ein ähnliches Thema behandelte der Vortrag Moeten er nog stenen zijn? – Archiefgebouwen in het digitale tijdperk (Muss es noch Steine geben? Archivbauten im digitalen Zeitalter) von Dr. Michel van der Eycken und Dr. Rolande Depoortere (beide Algemeen Rijksarchief Brüssel).

Michel van der Eycken berichtete zunächst, dass das für die staatlichen Archive in Belgien zuständige Ministerium bereits im Jahre 1988 die Auffassung vertrat, die zunehmende Digitalisierung in der Verwaltung und der Gesellschaft mache Magazine künftig überflüssig. Dennoch wurden seitdem in Belgien sechs neue Archivgebäude errichtet. Von diesem scheinbaren Widerspruch ausgehend erläuterte der Referent die Anforderungen an die Archive und die Bedingungen, unter denen diese Anforderungen zu erfüllen sind.

Da das belgische Archivgesetz zur Aktenabgabe spätestens erst nach einhundert Jahren verpflichtet, stehen aktuell noch geschätzte 300 lkm Akten zur Übernahme aus den Verwaltungen an, die unterzubringen sind. Demgegenüber sind die bereits entstandenen digitalen Unterlagen noch lange nicht archivreif. Daher werden – ebenso wie in den Nachbarländern – noch weitere Archivgebäude benötigt. Bereits diskutiert worden ist auch die Möglichkeit der Privatisierung von Magazingebäuden, die von privaten Bauträgern errichtet oder übernommen werden könnten, um sie an die Archivträger zu vermieten.

Van der Eycken machte darauf aufmerksam, dass den Kosten einer konventionellen analogen Archivierung auch bei der digitalen Archivierung hohe Kosten gegenüber stehen, etwa für die erforderlichen Netzwerkstrukturen, den Speicherplatz und weitere infrastrukturelle Maßnahmen.

In der Option der Digitalisierung bestehender Archive sieht der Referent drei wesentliche Problemfelder:

1. Die Herstellung und langfristige Sicherung der Beweiskraft der digitalisierten Dokumente.

2. Die Anforderungen an die Erhaltung und Langzeitsicherung digitalisierter Bestände.

3. Die Kosten für die spezifischen Maßnahmen der Bestandserhaltung im digitalen Bereich.

Gerade der letztgenannte Punkt ist schwer zu kalkulieren, da langfristige Kostenberechnungen kaum möglich und von der Politik auch nicht beabsichtigt sind. Eine Digitalisierung, die nicht nur das bloße Einscannen von Dokumenten meint, sondern auch deren archivische Erschließung und strukturierte Speicherung, hat spezifische und sich verändernde Anforderungen an die technische Ausstattung von Archiven und ihre Räumlichkeiten.

Zur erfolgreichen Bewältigung dieser Veränderungsprozesse prognostiziert Van der Eycken eine Umorganisation der Arbeitsstrukturen, der personellen Ausstattung sowie des beruflichen Profils.

Auch Rolande Depoortere stellte sich der immer wieder von Politikern vorgebrachten Aussage entgegen, die Digitalisierung archivischen Schriftguts könne die Platzprobleme von Archiven lösen und Archivneubauten in Zukunft überflüssig machen. Sie verwies als Argumentationshilfe gegen solche Bestrebungen ebenfalls darauf, dass die Vernichtung von Originalen häufig gesetzlich nicht möglich ist und in der Regel nur diese Originale vor Gerichten und für die Verwaltung Beweiskraft besitzen. Des weiteren könne ein effektives Bewertungsverfahren auf der Grundlage von Schriftgutbewertungstabellen helfen, weniger Schriftgut überhaupt aufbewahren zu müssen. Die Ermittlung reeller Aufbewahrungsbedürfnisse müsse somit großen Digitalisierungsprojekten vorangehen.

Den letzten Vortrag des ersten Veranstaltungstags gestaltete Josée Kirps unter dem Titel Brauchen wir noch Archivgebäude? – Das Beispiel Luxemburg. Nach einem kurzen Rückblick über die lange Geschichte der Einrichtung thematisierte die Referentin die gegenwärtige Lage des Luxemburgischen Nationalarchivs, das seit 1968 hauptsächlich in der „Caserne du Saint-Esprit" untergebracht ist. Dienststellen und Lagerräume sind jedoch wegen akuter Platzprobleme auf verschiedene Standorte in der Stadt verteilt. Zudem entspricht die technische Einrichtung nicht mehr internationalen Standards. Daher beschloss die Luxemburgische Regierung im Jahr 2002, einen Neubau zu realisieren, die Planungen begannen umgehend. Ein Regierungswechsel im Jahr 2004 brachte eine Wende in der Kulturpolitik mit sich, die auch den Bau des Nationalarchivs betraf. Hier wurde – ähnlich wie vorher bereits angesprochen – von politischer Seite das Argument vorgebracht, dass ein großes Archivgebäude im Zeitalter digitaler Daten verzichtbar sei und das Projekt streng geprüft werden müsse. Da Mitte 2008 die Magazine wohl voll sein werden, besteht gleichzeitig unmittelbarer Handlungsdruck. Nachdem kurzzeitig angedacht worden war, das ursprünglich geplante Gebäude in mehreren kleinen Bauphasen zu realisieren, wird nun ein neues Projekt geplant, um das Unterbringungsproblem zu lösen. Josée Kirps verwies ausdrücklich auf die Notwenigkeit, sich in den Entscheidungsgremien Vertraute zu suchen, die innerhalb der Politik „Schützenhilfe" zugunsten einer zukunftsorientierten Archivarbeit leisten.

In der abschließenden Diskussion fasste Jacques van Rensch zusammen, dass die Auseinandersetzung der Archivare mit der Benutzergruppe der Historiker in den letzten Jahren in den Hintergrund getreten sei, wohingegen staatliche Sparmaßnahmen im Kulturbereich zunehmend an Bedeutung gewinnen. Politische Entscheidungen nehmen also immer stärkeren Einfluss auf die Arbeit der Archivare in den Ländern der anwesenden Gäste. Dies gilt es in der Zukunft zu beachten.

Der Abend wurde mit einem Umtrunk im Staatsarchiv Hasselt und einer herzlichen Begrüßung durch Herrn Steve Stevaert (Gouverneur der Provinz Limburg) eingeläutet.

Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer fuhren danach gemeinsam in die Landkommende Alden Biesen in Bilzen (Rijkshoven), wo Michel van der Eycken bei einem Rundgang einen kurzen historischen Überblick über die Geschichte der Anlage des Deutschen Ordens gab.

Ein gemeinsames Abendessen im Restaurant „Het Apostelhuis", dem ehemaligen Pförtnerhaus der Landkommende, rundete den ersten Sitzungstag stimmungsvoll ab.

 

2. Arbeitssitzung: Das Archiv im Dienste der Verwaltung

Am zweiten Tag übernahm Prof. Dr. Alfred Minke (Staatsarchiv Eupen) die Begrüßung der Referenten und moderierte die Arbeitssitzung, die das Thema Das Archiv im Dienste der Verwaltung behandelte.

Im ersten Vortrag Daar voor de ambtenaar (Da sein für die Beamten) referierte Drs. Geert Leloup (Algemeen Rijksarchief Brüssel) über die Beratung öffentlicher Behörden durch das Generalstaatsarchiv in Brüssel und die Staatsarchive in den belgischen Provinzen. Zunächst ging er auf das allgemeine Problem des belgischen Archivgesetzes aus dem Jahr 1955 ein, das völlig veraltet und nur sehr vage formuliert ist und somit kaum eine gesetzliche Grundlage für die Behördenberatung darstellt. Gleichzeitig nimmt aber in den letzten Jahren die Nachfrage nach Beratung seitens der Behörden zu, da diese angesichts wachsender Schriftgutberge und digitaler Datenmengen gezwungen sind, selbst ein verbessertes Archiv- und Dokumentationsmanagement zu entwickeln, um ihre Dienste für die Bevölkerung zu professionalisieren. Diese Faktoren führten im Jahr 2005 zur Einrichtung von nationalen Koordinierungsdiensten, bei denen die Abteilung „Aufsicht, Beratung und Koordination für Erwerb und Bewertung" angesiedelt ist. Diese Abteilung beaufsichtigt und berät nun selber die zentralen föderalen Behörden in Brüssel. Die Aufsicht und Beratung der dezentralen Behörden in den belgischen Provinzen liegt weiterhin bei den jeweiligen Staatsarchiven, die jedoch von der neu eingerichteten Abteilung unterstützt und koordiniert werden.

Die neue Abteilung soll insofern ein Wissenszentrum für den Bereich des Records Management bilden, das für alle Lebenszyklusabschnitte eines Dokuments Richtlinien herausarbeitet. Um die Beratung der verschiedenen Staatsarchive aufeinander abzustimmen, entwickelt die Abteilung derzeit Hilfsmittel wie Archivverwaltungspläne, Schriftgutbewertungslisten und andere konkrete Richtlinien, aufgrund derer die Aufsicht und Beratung zukünftig erfolgen soll.

Im folgenden Vortrag The Archivist, a Storage Area Network and Enterprise Content Management ging Drs. Geert-Jan van Bussel (Van Bussel Document Services, Mierlo) auf die Möglichkeiten ein, die sich Behörden und Archiven aufgrund technischer Entwicklungen im Bereich der digitalen Datenspeicherung eröffnen. Zunächst stellte er das Storage Area Network (SAN) als ein Netzwerk zwischen Computersystemen und Speicherelementen vor, das als Plattform zur Archivierung digitaler Daten genutzt werden kann. Das SAN ist dabei sehr flexibel, die Speicherung der Daten kann an externen Standorten weltweit erfolgen. Zudem steht es einer unbeschränkten Anzahl an Nutzern zur Verfügung und ist unhabhängig vom benutzten Betriebssystem. Die Möglichkeit, Duplikate und Backups anzulegen und diese an anderer Stelle zu speichern, erhöht die Sicherheit des SAN, da bei einem Netzwerkzusammenbruch ein Paralleldokument an anderer Stelle vorhanden ist. Zudem können alle gespeicherten Daten indexiert und klassifiziert werden, die Konversion verschiedener Datentypen ist problemlos möglich.

Bei allen Vorteilen verwies van Bussel allerdings auf die immer noch recht hohen Kosten des digitalen Speicherplatzes, was ein effizientes Content Management System nötig macht. Ein solches System, hier am Beispiel des Enterprise Content Management (ECM) erläutert, bietet die Möglichkeit, Daten nach einheitlichen Vorgaben (wie Einzigartigkeit, Verständlichkeit, Provenienz, Auffindbarkeit, Erhaltbarkeit und Sicherheit) zu speichern. Die Kombination aus SAN und ECM könnte demnach eine Lösung zur dauerhaften Sicherung digitaler Daten darstellen. Den Archivaren kommt dabei die Rolle zu, den Aufbau und die Einrichtung eines entsprechenden Systems zu begleiten und archivarische Grundsätze von Beginn des Prozess an einzubringen.

Im letzten Vortrag der Tagung widmeten sich Katharina Tiemann und Dr. Peter Worm (beide LWL-Archivamt für Westfalen) dem Einfluss neuer Medien auf die Behördenbetreuung - Intranet und Dokumentenmanagement-Systeme. Zunächst stellte Katharina Tiemann das Intranet als eine optimale Plattform zur Kommunikation zwischen der Verwaltung und dem betreuenden Archiv vor. Der Intranetauftritt des Archivs muss sich dabei an seiner Zielgruppe orientieren und sollte daher über die Informationen, die der Internetauftritt bietet, hinausgehen. Gebiete, für die in den Verwaltungen häufig Informationsbedarf besteht, betreffen beispielsweise die Schriftgutverwaltung, Aktenpläne oder auch das Vorgehen bei Abgabe von Dokumenten an das Archiv. Das Intranet kann hier vielfältige Hilfe bereitstellen. Dazu sollen die allgemeinen Informationen zum Archiv wie seine Aufgaben, die Organisation, entsprechende Rechtsgrundlagen, Ansprechpartner etc. abgebildet werden. Des weiteren sollten auch Übersichten über bereits vorhandene Bestände und deren Gliederung den Verwaltungsmitarbeitern vorhanden sein. Wichtig sei, so Katharina Tiemann abschließend, bei der Vielfalt der Informationen auf eine einfache Struktur und gute innere Verlinkung zu achten, um den Nutzern, also den Sachbearbeitern, die Recherche zu vereinfachen.

Dr. Peter Worm berichtete über die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) bei der kommunalen Versorgungskasse für Westfalen-Lippe seit dem Jahr 2006, die durch das Archivamt für Westfalen begleitet wurde. Dabei wurde deutlich, dass die Organisation den weitaus größten Teil der eigentlichen Einführung ausmacht, wohingegen die technische Umsetzung recht zügig abgewickelt werden kann. Am Anfang eines solchen Prozesses muss eine Ist-Analyse der Verwaltungsprozesse stehen, aufgrund derer die Kriterien entwickelt werden, die das zukünftige DMS erfüllen muss. Nach der Auswahl eines Angebots folgte zunächst die Einführung eines Basissystems mit grundlegenden Funktionen, das nun durch die nachträgliche Integration weiterer Funktionen ausgebaut wird. Wegen des hohen organisatorischen Aufwands ist bei der Planung einer DMS-Einführung darauf zu achten, dass ausreichend Zeit für die Zielbestimmung und die Analyse der Verwaltungsabläufe eingeplant wird. Nur so ist ein optimales Zusammenspiel zwischen Technik und Verwaltung gewährleistet.

In der abschießenden Diskussion hatten die Teilnehmerinnen und Teilnehmer noch einmal die Möglichkeit zur Rückfrage an alle Referenten der zweiten Arbeitssitzung.

Jacques van Rensch schloss die Tagung mit der entscheidenden Frage, ob die Gesellschaft und die politischen Entscheidungsträger bereit seien, die Kosten für eine dauerhafte Speicherung der in den Verwaltungen entstehenden digitalen Daten zu tragen. Insofern erscheint der Ausbau der Kontakte zwischen Archivaren und Politikern als Schlüssel für eine auf die Zukunft ausgerichtete Archivarbeit.

Nach einem Mittagsimbiss im Rijksarchief fand unter Leitung von Michel van der Eycken eine Stadtführung durch Hasselt statt. Mit einem Dank an Gastgeber und Organisatoren wurde die Tagung geschlossen.

Die Veröffentlichung der Beiträge ist geplant.

 

Katrin Clever M.A., Pulheim-Brauweiler