Internationales Archivsymposion

16.-17.05.2006 in Trier

Seit 1991 findet das Internationale Archivsymposion statt, das jährlich Archivarinnen und Archivaren aus Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz und den Benelux-Ländern ein Forum zum grenzüberschreitenden fachlichen Austausch bietet.

Das diesjährige Symposion folgte einer Einladung der Landesarchivverwaltung Rheinland-Pfalz und des Rheinischen Archiv- und Museumsamtes. Tagungsort war der repräsentative Rokokosaal des Kurfürstlichen Palais in Trier, das heute die Aufsichts- und Dienstleistungsdirektion (ADD) Rheinland-Pfalz beherbergt. Insgesamt 45 Archivarinnen und Archivare (10 Teilnehmende aus Belgien, 12 aus den Niederlanden und 23 aus Deutschland) fanden so die Gelegenheit, sich über die Themen Bologna-Prozess, Katastrophenschutz sowie Kosten- und Leistungsrechnung – jeweils aus archivischer Perspektive - auszutauschen.

Die Begrüßung der Teilnehmenden erfolgte für die Veranstalter durch den Direktor der Landesarchivverwaltung Rheinland-Pfalz, Prof. Dr. Heinz-Günther Borck, und für den Hausherrn durch die Vizepräsidentin der ADD, Dolores Schneider-Pauly.

1. Arbeitssitzung: Bologna-Prozess und Archive

Die 1. Arbeitssitzung „Bologna-Prozess und Archive" wurde als Podiumsdiskussion durchgeführt, die von Prof. Dr. Wilfried Reininghaus, Landesarchiv NRW, moderiert wurde. In seiner Einführung stellte der Moderator die Diskussion unter zwei Leitfragen: Wie gehen die Archive organisatorisch mit den geforderten Praktika um? Und welche beruflichen Optionen bieten sich den Absolventen der Bachelor- bzw. Masterstudiengänge insbesondere im Hinblick auf Möglichkeiten der Verzahnung der Studieninhalte mit bestehenden archivarischen Ausbildungsstrukturen?

Die Diskutanten auf dem Podium – Prof. Dr. P.C.M. Hoppenbrouwers, Universiteit Amsterdam, Prof. Dr. Gustaaf Janssens, Archiv des Kgl. Palastes Brüssel, Prof. Dr. Alfred Minke, Staatsarchiv Eupen, und Dr. Thomas Becker, Universitätsarchiv Bonn – erläuterten zunächst, in welcher Weise sich in den jeweiligen Ländern bzw. Landesteilen die Archivarsausbildung auf die Reform der Studiengänge eingestellt hat, und zwar sowohl im Hinblick auf den universitären Unterricht als auch auf die Zulassungsbedingungen zur Archivarsausbildung und die Bewertung geforderter Praktikumsnachweise.

In der anschließenden Diskussion bestand große Einigkeit darüber, dass der praktischen Archiverfahrung nach wie vor eine große Bedeutung zukommt und der Einfluss der Archive auf die Ausbildung gewahrt bleiben muss. Kritisch wurde festgehalten, dass das System der Credit-points zwar eine Erleichterung bei der Anerkennung der Studienleistungen, auch und gerade bei einem transnationalen Hochschulwechsel mit sich bringen könne, damit aber noch keinerlei inhaltliche Standardisierung gegeben sei. Auch fehlten bisher auswertbare Erfahrungen bezüglich des Bedarfes und der Akzeptanz einer transnational absolvierten archivarischen Ausbildung.

2. Arbeitssitzung: Katastrophenschutz

Die 2. Arbeitssitzung, moderiert von Dr. Herman Coppens, Departement Rijksarchief Vlaanderen, widmete sich dem Thema Katastrophenschutz. Manfred Kirk vom Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe in Bonn erläuterte die deutsche Struktur der Kompetenzverteilung zwischen Bund, Ländern und Kommunen im Zivil- und Katastrophenschutz. Dabei lenkte er den Blick vor allem auf die Problematik bei der Maßnahmenkoordinierung. Zu Verbesserung des Informationsmanagements – auch bei der Erfüllung internationaler Verpflichtungen in der EU und der NATO - wurde das „deutsche Notfallvorsorge-Informationssystem" (deNIS) aufgebaut. In dem Modul „deNIS I" steht der Öffentlichkeit und dem Fachpublikum ein Informationsportal zur Verfügung; die Ausbaustufe „deNIS II" richtet sich an einen geschlossenen Benutzerkreis, Entscheidungsträger und berechtigte Bedarfsträger, z.B. in Lagezentren und Katastrophenschutzbehörden. In dieses geschützte Informationsnetzwerk sind auch die Daten der vom Bundesarchiv zur Verfügung gestellten, Internet-gestützten Anwendung „Notfallregister Archive" (NORA) eingebunden.

Dr. Michel van der Eycken, Rijksarchief Hasselt, berichtete von der in Belgien gegen Ende der 1990er Jahre einsetzenden Initiative, ein nationales Konzept zur Bewältigung von Katastrophen zu entwickeln und auf den verschiedenen administrativen Ebenen zu koordinieren. Seit 2005 seien für einzelne große Städte wie Gent und Brügge umfassende Notfallplanungen ausgearbeitet worden, doch seien weitere Anstrengungen notwendig, um archivische Belange im Rahmen der Notfallplanung stärker einzubringen.

Frau Drs. M.A. van der Eerden-Vonk, Streekarchivariaat Kromme-Rinngebied-Utrechtse Heuvelrug, referierte über die Maßnahmen, die ergriffen worden waren, nachdem ihr Archiv völlig unvorbereitet einen erheblichen Wasserschaden erlitten hatte: Eine ihren Kellermagazinen benachbarte Baugrube war übergelaufen und hatte das Untergeschoss des Archivs überflutet. So beklagenswert derartige Katastrophen sind, so hilfreich kann eine detaillierte Auswertung der Katastrophenbewältigung, wie sie von der Referentin vorgestellt wurde, für andere Archive sein, wie ihre wertvollen Hinweise für eine gründliche Notfallvorsorge zeigten.

Führung: Dom und Liebfrauenkirche

Im Anschluss an die 2. Arbeitssitzung fand unter dem Titel „1700 Jahre Kulturtradition an einem Ort" eine instruktive Führung durch das einzigartige Ensemble der beiden auf einer spätantiken Anlage gründenden Sakralbauten Dom und Liebfrauenkirche in Trier statt, die zum UNESCO-Weltkulturerbe deklariert wurden. Die Führung erfolgte durch einen der besten Kenner der Trierer Metropolitankirche, Domkapitular und Domkonservator Prof. Dr. Franz Ronig, der auf bemerkenswerte Weise die Baugeschichte in ihrem liturgie- und philosophiegeschichtlichen Kontext zu vermitteln verstand.

Ein gemeinsames Abendessen, eingenommen im stimmungsvollen Ambiente des gegenüber der Liebfrauenkirche gelegenen historischen Palais Kesselstatt, rundete den ersten Sitzungstag ab.

3. Arbeitssitzung: Kosten- und Leistungsrechnung

Die 3. und letzte Arbeitssitzung, die am folgenden Tag von Drs. Annelies Abelman, Regionaal Historisch Centrum Limburg in Maastricht, moderiert wurde, wartete mit dem trockenen, für die Archive aber gleichwohl bedeutsamen Thema „Kosten- und Leistungsrechnung" auf. Die Moderatorin selbst gab zunächst einen kurzen Einblick in ihre Erfahrungen als Prozessmanagerin archivischer Projekte in Dordrecht und zog eine durchaus positive Bilanz, da die Auseinandersetzung mit diesem Problemkreis Leistungen und Prozesse transparenter gemacht und die fachliche Kommunikation gefördert habe.

Dr. Michael Diefenbacher, Stadtarchiv Nürnberg, stellte anschließend detailliert das Neue Rechnungswesen Nürnberg (NRN) und seine Folgen für die kommunale Dienstleistung „Archiv" vor. Nachfragen und Diskussionsbeiträge zu diesem Referat ergaben sich vor allem zu den Themenbereichen Wertansatz von Archivgut, Fallzahlen und ihre Verknüpfung mit der Arbeitszeiterfassung sowie Aufwendungen für die Verwaltung und Bedienung der Steuerungsinstrumente.

Leistungsmanagement und Leistungshaushalt im belgischen Staatsarchivwesen wurden von Prof. Dr. Karel Velle, Generalarchivar des Königreichs Belgien, und Dr. Herman Coppens, Departement Rijksarchief Vlaanderen, gemeinsam vorgestellt. Der Schwerpunkt der Ausführungen lag auf der Skizzierung der notwendigen grundsätzlichen Überlegungen bei der Planung eines Leistungssteuerungssystems im Rahmen der Modernisierungsinitiativen bei der belgischen föderalen Behörde. Ziele seien die Effektivitätsverbesserung und die Standardisierung von Leistungen. Als Voraussetzungen müssten jedoch die Bestimmung geeigneter Leistungsindikatoren und deren Monotoring gelten. In der Diskussion betonten die Referenten die Bedeutung einer behutsamen und schrittweisen Einführung, begleitet von einem ständigen Monotoring der Steuerungselemente.

Der Bericht von Mr. Th. Jacques van Rensch, Regionaal Historisch Centrum Limburg, Maastricht / Gemeentearchief Thorn, über die niederländischen Erfahrungen mit der Kosten- und Leistungsrechnung stellte zunächst die wesentlichen Änderungen im Übergang vom vormals kameralistischen System zum System einer Kosten- und Leistungsrechnung dar. Aus der Analyse der in diesem Prozess erkannten Problembereiche leitete er die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Implementierung einer KLR ab. Dazu gehört die Einigung über klare Definitionen und Begriffe bei der Beschreibung von Produkten und Leistungen mit dem Ziel der Vergleichbarkeit. Der Referent empfahl, sich dabei auf die Rahmenbedingungen zu beschränken, da eine zu differenzierte Erfassung die Darstellung eines Gesamtbildes erschwere. Als positive Folgen der neuen Steuerungsinstrumente sieht er neben einer höheren Flexibilität und einem verbesserten Qualitätsmanagement durch Standardisierung, Produktnormierung und Qualitätskontrolle auch die größere Transparenz bei den einzelnen Arbeitsvorgängen sowie die Sensibilisierung der Mitarbeiter, die zu einer Motivationssteigerung führen könne.

Die sich anschließende sehr angeregte Diskussion drehte sich zunächst um den Stellenwert der Kundenorientierung bei der Leistungssteuerung und mögliche Konflikte mit Aufgaben aus dem gesetzlichen Auftragsrahmen. Dabei wurde deutlich, dass eine Profilierung der Kundengruppen (auch prospektiv) sowie ein Instrumentarium zur Ermittlung des Kundenbedarfs und dessen Evaluation bisher weitgehend Desiderate in der Leistungssteuerung darstellen.

Resümee der Tagung

Das Resümee des Symposions zog Prof. Dr. Borck: Der Bologna-Prozess ist in seinen Auswirkungen − bezüglich der Chancen und Risiken − noch nicht absehbar. Deutlich wurde jedoch, dass Belgien bezüglich der Verzahnung der Archivarsausbildung mit den Elementen der Studienreform weiter sei als Deutschland.

Für Maßnahmen des Katastrophenschutzes und der Notfallvorsorge in Archiven besteht nach wie vor ein großer Bedarf, der in Deutschland auf der Grundlage des Arbeitspapiers des Bundes und der Länder weitere Anstrengungen erfordert.

Die Anforderungen der Kostenleistungsrechnung verlangen von den Archivaren einen konstruktiven Umgang mit dem Konflikt zwischen betriebswirtschaftlichem Denken und der Aufgabenbewältigung als nicht-profitorientierte Kultureinrichtung.

Mit dem Dank an die Mitveranstalter, die Teilnehmer und die Gastgeber schloss Prof. Dr. Borck die Tagung.

Die Publikation der Vorträge ist vorgesehen.

Florian Gläser; Pulheim-Brauweiler