Zentraler Einkauf

Organisation des strategischen Einkaufs beim LVR

Der strategische Einkauf des LVR im Bereich der Waren und Dienstleistungen gemäß VOL wurde im Rahmen eines Projektes mit Unterstützung durch ein externes Beratungsunternehmen im Jahr 2009 neu ausgerichtet und optimiert.

Die fachliche Leitung und Steuerung erfolgt durch eine Zentrale Einkaufskoordination (ZEK). Die ZEK ist z.B. zuständig für Grundsatzangelegenheiten im Vergaberecht, die Festlegung von Einkaufsrichtlinien und die Koordination von Warengruppen einschließlich des Controllings.

Es wurde ein strategisches Warengruppenmanagement eingeführt, in dessen Folge alle für den LVR relevanten Warengruppen auf sieben Competence Center (CC) verteilt wurden. Diese Competence Center nehmen den strategischen Einkauf als "Lead buyer" wahr. Alle wesentlichen Beschaffungen und Aufträge in den Warengruppen sollen so weit wie möglich ausschließlich durch die CC erfolgen, so dass nur noch eine Einheit in der gesamten Verwaltung umfängliches Fachwissen in der Warengruppe vorhalten muss. Durch diese organisatorische Maßnahme tritt gleichzeitig eine erhebliche Prozesskostenoptimierung ein, da örtliche Einkaufsressourcen reduziert oder abgebaut werden können. Daneben trägt dieses Konzept dazu bei, die Rechtskonformität der Vergabeverfahren zu steigern und auf hohem Niveau sicherzustellen.

Durch die CC werden die entsprechenden Materialien und Dienstleistungen so weit wie möglich in Rahmenverträgen und Rahmenvereinbarungen gebündelt. Sofern Rahmenverträge nicht das geeignete Instrument sind, sind die CC darüber hinaus dafür zuständig, alle Individualbeschaffungen oberhalb bestimmter Wertgrenzen wirtschaftlich optimiert für die Bedarfsträger durchzuführen. Dadurch erfolgt eine weitreichende Konzentration der großen Einkaufsvolumen auf hochqualifizierte und kompetente Beschaffungsorganisationen, die durch die Bündelung in erheblichem Maße Einsparpotentiale erzielen.

Festlegung von Standards

Eine erfolgreiche Bündelung der Waren und Dienstleistungen zu Rahmenverträgen setzt voraus, dass eine umfängliche Abstimmung zwischen dem ausschreibenden CC und einer repräsentativen Zahl an Bedarfsträgern stattfindet. Daher tagt vor jeder Ausschreibung eines Rahmenvertrages ein Warengruppenarbeitskreis mit dem Ziel, sich über die unterschiedlichen Bedarfe und Erwartungen zu verständigen und Standards festzulegen. Die Mitwirkung in diesen Gremien ist von besonderer Bedeutung hinsichtlich der Akzeptanz der ausgeschriebenen Produkte.

Operativer Einkauf

Alle Dienststellen und Einrichtungen des LVR nehmen Aufgaben des Operativen Einkaufs wahr. Sie bestellen überwiegend ihre Bedarfe aus den bestehenden Rahmenverträgen oder nutzen die durch die CC ermittelten Konditionen bei Individualbeschaffungen oberhalb der geltenden Wertgrenzen. Die Auswahl der Rahmenvertragsartikel wird den Bedarfsträgern durch einen elektronischen Katalog wesentlich erleichtert. Nur wenn keine Rahmenvertragsartikel vorhanden sind und der Auftragswert unterhalb bestimmter Wertgrenzen liegt, beschafft der Operative Einkauf im Wege von Freihändigen Vergaben selbständig den eigenen Bedarf.

Wirtschaftlicher Erfolg

Bei einer konsequenten Umsetzung dieses Konzeptes und Nutzung aller Synergieeffekte werden erfahrungsgemäß zwischen sieben und zehn Prozent der Einkaufsvolumen eingespart. Bei einem optimierbaren Einkaufsvolumen von rund 100 Mio. Euro jährlich leistet der strategische Einkauf damit einen erheblichen Beitrag zur Haushaltskonsolidierung.

Rechtliche Grundlagen des Einkaufs beim LVR

Der LVR ist öffentlicher Auftraggeber und unterliegt damit in vollem Umfang dem vergaberechtlichen Regelwerk wie dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB, Vierter Teil) und der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung-VgV).

Die Beschaffungsvorgänge richten sich nach den jeweils gültigen Vergabe- und Vertragsordnungen (VOL und VOF). In diesen Vorschriften ist der Ablauf für die einzelnen Ausschreibungsarten genau geregelt. Die benötigten Bedarfe teilen sich in Liefer- und Dienstleistungen sowie freiberufliche Leistungen auf.

Zu den Lieferleistungen zählen Kauf-, Miet- oder Leasingverträge über vielfältige Waren, die für die unterschiedlichen Aufgaben des LVR benötigt werden. Die Be-schaffung von Dienstleistungen umfasst Verträge über die Erbringung von gewerblichen und freiberuflichen Leistungen.

Darüber hinaus bestehen beim LVR weitergehende interne Vorgaben für den Bereich Einkauf, Vergabewesen sowie Korruptionsprävention.

IT-Unterstützung im Einkauf und bei den Vergabeverfahren

Alle Prozessschritte im Einkauf, von der Anforderung über die Bestellung, den Wareneingang bis hin zur Bezahlung der Rechnungen werden durch ein entsprechendes IT-System unterstützt. Im Bereich der sogenannten C-Artikel werden über dieses System auch ganze Katalogsortimente angeboten. Dieses IT-Verfahren bietet auch ein umfassendes Beschaffungscontrolling und Berichtswesen. Die Vergabeverfahren werden mit Hilfe einer Vergabemanagement-Software durchgeführt. Bei Ausschreibungen können damit interessierte Unternehmen die Verdingungsunterlagen elektronisch herunterladen und ihre Angebote elektronisch ausfertigen und versenden.

Berücksichtigung ökologischer und sozialer Belange

Ein besonderes Anliegen bei allen Einkaufsaktivitäten des LVR ist die Berücksichtigung von ökologischen und sozialen Belangen. Hier orientiert sich der Einkauf des LVR weitgehend an einem entsprechenden Label-Gutachten sowie den Hinweisen des Deutschen Städtetages hinsichtlich der Berücksichtigung sozialer Belange im Vergaberecht. Dabei fällt auf, dass nachhaltiger Einkauf auf längere Sicht Haushalt und Umwelt wirksam schont.

Einkaufskooperationen

Mit dem Ziel einer weiteren Optimierung nutzt der LVR bei verschiedenen Beschaffungsverfahren die Möglichkeit, sich mit anderen kommunalen Behörden und Institutionen zusammenzuschließen. Darüber hinaus pflegt der LVR mit zahlreichen Behörden und Organisationen einen regelmäßigen Austausch über neue Einkaufsstrategien, Ausschreibungsverfahren und Marktentwicklungen.