Digitales Gedächtnis

40 Jahre alt und moderner denn je – seit 1986 bewahrt das LVR-Archiv schriftliche und visuelle Zeugnisse der rheinischen Geschichte, von Verwaltungsakten über Plakate bis hin zu historischen Fotos und Filmen. Eine zunehmend wichtige Rolle spielt dabei die Digitalisierung. Sie sorgt dafür, dieses kulturelle Erbe langfristig zu sichern und auf moderne und attraktive Weise für Forschung, Bildung und Öffentlichkeit zugänglich zu machen.

An ihrem Dienstsitz im LVR-Archivberatungs- und Fortbildungszentrum – passend gelegen im historischen Ambiente der Abtei Brauweiler – trafen wir Teamleiterin Dr. Carla Lessing zu einem spannenden Gespräch über Chancen und Herausforderungen des digitalen Wandels.

Für das Jubiläumsjahr haben wir uns alle Mühe gegeben, das Archiv zu entstauben und etwas Licht reinzulassen. Dafür haben wir uns zum einen an die Arbeit gemacht und mit kurzen Beiträgen zu jedem Dezernat des LVR einen kurzen historischen Abriss erstellt, der im monatlichen Wechsel mit kurzen humoristischen Videos über die Arbeit im Archiv im Intranet des LVR veröffentlicht werden. Auf diese Weise wollen wir dem Verband zeigen, dass sein Gedächtnis bei uns wohlgehütet ist und man uns zu allen historischen Anliegen aber auch modernen Fragen der Schriftgutverwaltung jederzeit ansprechen kann.

Für die breitere Öffentlichkeit gab es dazu noch unser großes Jubiläumsfest im Archiv in Brauweiler mit einem bunten Programm für Groß und Klein.

Diese richten sich an interne wie externe Zielgruppen: LVR-intern bieten wir beispielweise Schulungen zur Schriftgutverwaltung und Aktenplanerstellung an und begleiten die Dienststellen eng entlang des Lebensweges der Akten. Für externe Nutzende stellen wir Archivgut für unterschiedliche Interessengruppen bereit – von der universitären Forschung über die lokal- und regionalgeschichtliche Forschung bis hin zur privaten Familienforschung. Darüber hinaus engagieren wir uns in der Aufarbeitung der Geschichte des Verbandes und leisten einen Beitrag zur historischen Bildungsarbeit, etwa durch Veröffentlichungen, Ausstellungen oder die Bereitstellung von Quellen für eine breitere Öffentlichkeit.

Die Archivarbeit befindet sich durch die Digitalisierung der Verwaltung in einem grundlegenden Wandel: Mit der Einführung von E-Akten müssen wir stärker vorausdenken. Schon bei der Einführung neuer Systeme kann das Archiv sinnvolle Hilfestellung bieten, etwa bei der Mitgestaltung von Metadaten. Um performante und rechtskonforme Systeme zu gewährleisten, muss der komplette Lebenszyklus der Schriftgutverwaltung mitbedacht werden. Gleichzeitig stellt uns die jahrzehntelange Nutzung von Fileablagen vor die Herausforderung, daraus strukturierte Archiveinheiten zu formen. Offene Fragen bestehen weiterhin bei Webseiten, E-Mails oder aktenrelevanten Daten auf Diensthandys. Umso wichtiger ist es, das Archiv frühzeitig in Prozesse einzubinden. Dadurch können Probleme erkannt werden, die hinterher erfahrungsgemäß zu vermeidbaren Kosten führen.

Eine zentrale Herausforderung ist und bleibt die digitale Langzeitarchivierung, insbesondere im Hinblick auf den Erhalt von Formaten in einer schnelllebigen Arbeitswelt. Hinzu kommen steigende Anforderungen an die technische Infrastruktur, etwa bei der sicheren Speicherung, Migration und Integrität digitaler Daten über lange Zeiträume. Damit verbunden ist auch ein Wandel der beruflichen Anforderungen: Für eine zukunftsfähige Archivarbeit werden verstärkt IT-Kenntnisse benötigt, sodass die Ausbildung und Gewinnung von Fachpersonal zunehmend interdisziplinär gedacht werden muss – etwa durch Kompetenzen im Bereich der Verwaltungsinformatik oder vergleichbarer Fachrichtungen.

Bereits seit den 1990er Jahren arbeiten wir mit dem stetig aktualisierten Archivinformationssystem AUGIAS. Im Rahmen der digitalen Archivierung setzen wir mit der Langzeitarchivlösung DiPS.kommunal auf ein digitales Langzeitarchiv, hinter dem eine starke und aktive Nutzendengemeinschaft steht. Ziel ist es, die digitale Überlieferung nicht nur über einen begrenzten Zeitraum zu speichern, sondern auf Dauer für die Zukunft zu erhalten. Perspektivisch sehen wir auch Potenziale im Einsatz von KI, etwa bei der Erschließung von Bild-, Karten- oder audiovisuellen Beständen, sowie in der Tiefenerschließung von Sach- und Einzelfallakten – vorausgesetzt, die kostenintensive Digitalisierung der Originale ist erfolgt.

Eine immer größere: Gemeinsame Projekte wie das digitale Portal www.archive-rer.de zur Präsentation von historischen Inhalten, Kooperationen etwa bei der Webseitenarchivierung mit den Universitätsbibliotheken oder Portale wie Archive NRW und das Archivportal-D zur Bereitstellung von Erschließungsinformationen oder Ähnlichem tragen dazu bei, Bestände gebündelt sichtbar zu machen. Auch Normdaten wie die Gemeinsame Normdatei (GND) der Deutschen Nationalbibliothek (DNB) und ihrer Kooperationspartner gewinnen perspektivisch an Bedeutung. Darüber hinaus bringt sich das Archiv aktiv in die Weiterentwicklung der digitalen Langzeitarchivierung ein, etwa durch die Mitarbeit in Arbeitskreisen mit anderen nichtstaatlichen Archiven.

Mit Blick in die Zukunft werden Themen wie Automatisierung, wachsende Datenmengen und nachhaltige digitale Infrastrukturen die Archivarbeit grundlegend verändern. Gleichzeitig steigt das Bedürfnis nach einer digitalen Bereitstellung von Archivgut deutlich – diesem Anspruch möchten wir gerecht werden, müssen dabei jedoch die damit verbundenen erheblichen personellen, technischen und finanziellen Aufwände berücksichtigen. Auch müssen wir den rechtlichen Rahmen beachten – dies insbesondere dann, wenn personenbezogene Daten involviert sind. Zugleich wird der sinnvolle und ethisch verantwortungsvolle Einsatz von KI in der Erschließung und Nutzung von Archivgut an Bedeutung gewinnen, etwa zur Unterstützung bei der Auswertung großer Datenmengen – immer unter der Vor­aussetzung von Transparenz, Qualitätssicherung und einem reflektierten Umgang mit den eingesetzten Technologien.

Ich hatte schon immer ein sehr gutes Verhältnis zur IT, das vor allem von viel Neugier geprägt ist. Schon als Grundschülerin habe ich am Arbeitslaptop meiner Mutter Geschichten geschrieben. In der Schule hatte ich Spaß dabei, mit Delphi Pascal kleine Dinge zu programmieren – ein weißer Strich auf blauem Grund, war mein erstes Highlight. Ich arbeite selbst sehr gern digital und genieße den schnellen Zugriff und die guten Suchmöglichkeiten – analog herrscht bei mir oft eher Chaos.

Meine IT-Affinität habe ich auch in die Archivarbeit beim LVR übertragen und zum Beispiel ein Kennzahlentool für das Archiv-Team programmiert. Es reizt mich immer wieder neue Dinge zu probieren. Eine ehemalige Kollegin hat mir während meiner Ausbildung mal den Satz mit auf den Weg gegeben: „Man kann nicht immer vor allem Angst haben, es geht auch schnell mal gut.“ Ich finde gerade auf unsere heutige Zeit des Wandels passt dies super.