Archivische Fachaufgaben

Die Fachaufgaben eines Archivs lassen sich im Wesentlichen aus dem oben zitierten Wortlaut Archivgesetzes NRW ableiten. Zentraler Zweck der Archivierung ist dabei die Bereitstellung des Archivgutes für die Nutzung durch die interessierte Öffentlichkeit und die eigene Verwaltung.

Auf dieser und den weiteren Seiten zum Archivwissen stellen wir Ihnen Informationen rund um die verschiedenen archivfachlichen Aufgaben zur Verfügung. Zudem bieten wir Ihnen informative und praxisnahe Handreichungen zu einzelnen archivfachlichen Themen zur kostenfreien Nutzung an. Unsere zahlreichen Publikationen behandeln spezielle Themenbereiche intensiv und dokumentieren außerdem die Fachvorträge des Rheinischen Archivtags.

Die Bewertung von Registraturgut und anderen Unterlagen zählt zu den zentralen Aufgaben eines Archivs. Sie gilt allgemein als eine der verantwortungsvollsten und herausfordernsten Tätigkeiten im archivischen Bereich. Archivar*innen entscheiden unter Berücksichtigung von geschichts-, aber auch verwaltungs- und rechtswissenschaftlichen Überlegungen nach fachlichen Kriterien, welche Unterlagen in das Archiv übernommen und dauerhaft aufbewahrt werden und welche vernichtet werden können. So werden aus den Verwaltungsunterlagen der Gegenwart die historischen Quellen der Zukunft.

Diesen gesamten Prozess bezeichnet man als Überlieferungsbildung. Sie ist ein unverzichtbarer Beitrag zur Transparenz des Verwaltungshandelns und zur Sicherung zentraler und aussagekräftiger Quellen. Zugleich garantiert sie Rechtssicherheit und Effizienz.

Damit Archivgut von Verwaltungen, Forscher*innen oder interessierten Bürger*innen genutzt werden kann, muss eine einfache Bedingung erfüllt sein: Man muss es mit einem vertretbaren Zeitaufwand finden können. Aus diesem Grund werden Archivalien in Archiven durch Verzeichnung erschlossen und in der logischen Struktur des bestandshaltenden Archivs verortet.

Eine Erschließung muss ausreichend vollständig, verständlich und – unabhängig vom einzelnen Bearbeitenden – in ihren Prinzipien vergleichbar sein, um ihren Zweck zu erfüllen. Moderne Archive nutzen hierfür spezielle Fachanwendungen, sogenannte Archivfachinformationssysteme (AFIS). Nutzenden ermöglichen diese die Suche in der logischen Struktur, der Tektonik eines Archivs und helfen dadurch, gezielter und schneller zu den gewünschten Treffern zu gelangen.

Seit einigen Jahren ist es zudem üblich, die Suchergebnisse auch in übergreifenden Portalen, wie dem Archivportal NRW bereitzustellen. Dies ermöglicht Nutzenden auch archivübergreifend nach Archivgut zu bestimmten Themen zu recherchieren.

Die Bereitstellung von Archivgut für die Nutzung durch die Wissenschaft, Studierende, Heimatforscher*innen und andere interessierte Bürger*innen, ist das wichtigste Ziel der gesamten archivischen Arbeit und mithin die die Daseinsberechtigung für jedes Archiv. Dabei steht die Nutzung in öffentlichen Archiven nach § 6 Abs. 1 des Archivgesetzes NRW grundsätzlich jeder Person zu:

Jeder hat nach Maßgabe dieses Gesetzes und der hierzu ergangenen Benutzungsordnung das Recht, Archivgut auf Antrag zu nutzen, soweit aufgrund anderer Rechtsvorschriften nichts anderes bestimmt wird.

Um Nutzung zu ermöglichen sind Archive angehalten Lesesäle einzurichten und geregelte Öffnungszeiten anzubieten, zu denen alle Nutzenden in die (Original-)Unterlagen des Archivs Einsicht nehmen können. Eingeschränkt werden kann die Nutzung durch die sogenannten Schutzfristen, insbesondere dann, wenn das Archivgut personenbezogene Daten enthält oder einem besonderen Geheimnis unterliegt. Aber auch hier gibt es für wissenschaftliche Forschungen besondere Möglichkeiten zur Nutzung, zum Beispiel durch einen Antrag auf Verkürzung von Schutzfristen.

Die Einsichtnahme in Verwaltungsunterlagen für jedermann ist in unserer Demokratie ein hohes Gut, dass für Transparanz und Rechtstaatlichkeit des Handelns öffentlicher Behörden sorgt. Nur als zugänglicher und sinnvoll nutzbarer „Wissensspeicher“ erfüllt ein Archiv seine doppelte Funktion als Gedächtnis und überprüfbares Gewissen einer Verwaltung. Die Möglichkeit, Verwaltungshandeln durch die Einsichtnahme in Archivgut zu überprüfen, ist ein unverzichtbarer Bestandteil des Rechtsstaatsprinzips.

Ziel der Bestandserhaltung ist die dauerhafte Sicherung des Archivguts. Dies umfasst die verschiedensten Bereiche, von Anforderungen an einen Archivbau und das darin herrschende Klima, über eine fachgerechte Verpackung des Archivguts bis hin zum Schutz des Archivguts vor Schädigung durch Maßnahmen des Integrated Pestmanagements und der Notfallvorsorge im Archiv.

Weiterführende Fachinformationen zum vielgestaltigen Feld der Bestandserhaltung haben wir Ihnen auf den unten verlinkten Seiten bereitgestellt.

Archivwürdige Unterlagen fallen seit vielen Jahren und zunehmend auch digital an. Daher stellt die digitale Archivierung ein zentrales Aufgabenfeld der Archive dar. Digitale Unterlagen unterliegen nämlich in weit höherem Maße als klassisch analoges Archivgut einem Wandel und sind vom Verfall bedroht. Um die Herausforderungen der digitalen Archivierung zu bewerkstelligen, greifen Archive seit einigen Jahren zunehmend auf gemeinsame Lösungen zurück und arbeiten auf eine Standardisierung von Prozessen und Formaten hin.

Weiterführende Fachinformationen zum Aufgabenbereich der digitalen Archivierung haben wir Ihnen auf den unten verlinkten Seiten bereitgestellt.

Aufgrund seiner Zuständigkeit für die Bewertung ist das Archiv innerhalb der Verwaltung auch die zentrale Anlaufstelle bei allen Fragen des Records Managements. Records Management oder Schriftgutverwaltung umfasst alle Maßnahmen zur Ablage, Sicherung und Aufbewahrung von Aufzeichnungen (englisch: records), unabhängig von ihrer Sicherungsform – analog oder digital. Die Ziele des Records Management sind sowohl die ökonomisch effeziente als auch rechtlich vorgeschriebene Aufbewahrung und Sicherung relevanter Unterlagen im Geschäftsverkehr einer Verwaltung. Eine geordnete Ablage von Aufzeichnungen ist eine wesentliche Voraussetzung für die Bearbeitung von Geschäftsvorgängen, für die nachhaltige Wirkung erledigter Aufgaben, für die dauerhafte Sicherung von Wissensbeständen und für die gesetzlich eingeforderte Transparenz des Verwaltungshandelns.

Aufgrund seiner Beratungsfunktion für das Records Managment muss das zuständige Archiv in die Planung und Umsetzung von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) mit einbezogen werden. Schließlich sind die heute gebildeten elektronischen Akten die archivische Überlieferung der Zukunft und müssen in einigen Jahren sicher in ein digitales Langzeitarchiv überführt werden.

Historische Bildungs- und Öffentlichkeitsarbeit gehören zum engen Kern der archivischen Fachaufgaben. Sie sind ein Teil der kulturellen Bildung und bürgernahen Geschichtsvermittlung. Dabei kommen unterschiedlichste Formen der Wissensvermittlung zum Einsatz, jeweils angepasst für vielgestaltige Zielgruppen. Diese reichen von Ausstellungen über Führungen und archivpädagogische Angebote bis hin zu geschichtswissenschaftlichen Publikationen. Gerade auch als außerschulische Lernorte nehmen Archive in den letzten Jahren zunehmend eine zentrale Rolle in der Bildungslandschaft ein.

Auch das Archiv des LVR (ALVR) bietet unterschiedliche, zielgruppenspezifische Angebote der Historischen Bildungsarbeit an. Gemeinsam mit der Gedenkstätte Brauweiler des LVR vermittelt das ALVR die Geschichte der Arbeitsanstalt und des frühen Konzentrationslagers auf dem Gelände der Abtei Brauweiler. Ebenso ist das ALVR Bildungspartner des Abteigymnasiums Brauweiler und vermittelt Schülerinnen und Schülern im Rahmen regelmäßiger Projekte einen Einblick in die historische Arbeit eines Archivs.