Die digitale Transformation der Verwaltung: E-Government

Es handelt sich bei der digitalen Transformation um einen tiefgreifenden, alle Bereiche des gesellschaftlichen Lebens und Arbeitens umfassenden Veränderungsprozess. Gegenstand ist nicht die reine Digitalisierung oder (Teil-) Automatisierung analoger Prozesse. Vielmehr erfordert sie von uns allen eine strategische Neuausrichtung in allen Bereichen, die bereits von ihr erfasst werden.

Aktenmäßigkeit als Grundlage des transparenten Verwaltungshandelns, ist einer der wichtigsten Grundsätze aus dem Grundgesetz für Verwaltungen. Sie ist analog wie digital zu beachten, weil durch sie Unterlagen und Entscheidungsfindung (Prozesse) in ihrem Entstehungs- und Sinnzusammenhang bleiben. Nur so können Verwaltungsentscheidungen nachvollzogen werden und überprüfbar bleiben.

Im Zuge der digitalen Transformation auch der öffentlichen Verwaltungen und ihrer Arbeitsweisen, müssen beim Umstieg auf das Arbeiten mit E-Akten daher sogenannten E-Akten-Lösungen eingeführt und benutzt werden. Sie bilden durch technischen Sicherungsmaßnahmen und Datenbankstrukturen im Hintergrund Verwaltungsprozesse und die für sie relevanten Unterlagen digital ab.

Archive und E-Akten

E-Akten in einer Verwaltung für die produktive Nutzung einzuführen, bedeutet für Sie als Archivar*innen auch, dass Sie von vorneherein vom Ende der Archivierung her denken und diese Perspektive im Zuge der verwaltungspraktischen Implementierung mit einbringen. Zum Thema der Einführung und Archivierung von E-Akten gibt es bereits eine Vielzahl guter Empfehlungen und Handreichungen.

Informationen

Hier haben wir eine Auswahl für Sie zusammengestellt:

• Handreichung des LVR-AFZ „Archivischer Umgang mit DMS und E-Akten“ (2023)
• BKK-Handreichung „Die Einführung der E-Akte in der Kommune“ (2024)
• KGSt-Bericht „Dokumente erfolgreich managen“ (2019)
• nestor-Materialien 20 „Die E-Akte in der Praxis“ (2018)

Für die analogen Posteingänge heute und zukünftig lohnt es sich zu überlegen, ob diese kopierend mit längerfristigem Vorhalten der analogen Originale gescannt werden sollen, oder ersetzend mit Vernichten der Originale nach einer festzulegenden Frist (in der Regel 3-6 Monate). Die Digitalisate gehen anschließend in die E-Akte ein.

Aus Ihrer Sicht als Archivar*innen lohnt ein Blick auf die Frage, da mit der Grundsatzentscheidung für ein ersetzendes Scannen mitunter auch analoge Unterlagen vernichtend werden, die potenziell historisch wertvoll und damit archivwürdig sein können.

Informationen

Nachstehend finden Sie zentrale Informationsangebote zum Thema.

• BSI-Technische Richtlinie TR-03138 „Ersetzendes Scannen (RESISCAN)“ (2024)
• BKK-Empfehlung zum „Umgang mit Ersetzendem Scannen als Herausforderung für die Überlieferungsbildung“ (2017)
• Vitako-Leitfaden„Musterverfahrensbeschreibung - Teil der Leitlinine zum ersetzenden Scannen in Kommunen“ (2017)

Die Nutzung und Archivierung von Fachverfahren ist seit vielen Jahren in Verwaltung und Archiven eines der wesentlichen Themen.

Ihre Bewertung ist eine komplexe Aufgabe, ihre Übernahme zur Archivierung ist es nicht weniger. Damit Sie Daten und Datensätze aus Fachverfahren übernehmen können, müssen Sie im Vorfeld alle archivwürdigen Daten und Datensätze erfasst und festgelegt haben. Nur dann kann die Entwicklung der Schnittstelle zielgerichtet erfolgen.

Werden Fachverfahren neu angeschafft und Sie als Archivar*innen zu einer Stellungnahme aufgefordert, lohnt es sich, auf die technische Seite zu achten: ist beispielsweise eine Schnittstelle zu einer digitalen Archivierungslösung vorgesehen oder gibt es eine Ausgabeschnittstelle (Export der Daten in ein anderes Datenformat wie *.csv).

Für bundesweit und in den Ländern flächendeckend genutzte Fachverfahren wie die elektronischen Personenstandsregister (ePSR) zum Beispiel ist in den letzten Jahren eine einheitliche und nachzunutzende Schnittstelle nach XÖV-Standard entwickelt worden.

Ein weiteres Beispiel für – im kommunalen Umfeld – weit verbreitete Fachverfahren sind die Ratsinformationssysteme (RIS).

Vernetzung, fachlicher Austausch und ein gemeinsames Vorgehen bei der Festlegung der archivwürdigen Daten oder Datensätze sind einer der besten Wege, um schnell zu Ergebnissen zu kommen.

Informationen

Hier finden Sie einige wichtige Informationsseiten und -papiere zur weiteren Unterstützung:

• Diskussionspapier des VdA zur „Bewertung elektronischer Fachverfahren“ (2014)
• Empfehlung der BKK zu „Anforderungen an die Anbietung und Aussonderung elektronischer Personenstandsregister und elektronisch geführter Sammelakten“ (2018) - Teil 1 (2014) und Teil 2 (2018)
• BKK-Handreichung zur „Archivierung aus Ratsinformationssystemen“ (2015)
• XÖV-Webseite zu den elektronischen Personenstandsregistern

Bei allgemeinen Rückfragen, für praktische Tipps und Ihre weiteren Anliegen, stehen Ihre Gebietsreferent*innen Ihnen als erste Ansprechpersonen gerne zur Verfügung.