Der folgende Überblick skizziert grob den Förderablauf. Wir beraten Sie gern zu jedem Zeitpunkt auch in allen Detailfragen und den förderfähigen Maßnahmen.
Bedarfsanmeldung
Die Bedarfsanmeldung findet im September für das darauf folgende Förderjahr statt. Dabei fragen wir die durch das Archiv voraussichtlich bereitgestellten Eigenmittel pro Förderbereich ab. Auf Basis der Bedarfsanmeldung erstellen wir einen Finanzplan, der dem Ministerium für Kultur und Wissenschaft des Landes Nordrhein-Westfalen zur Genehmigung vorgelegt wird.
Informationsschreiben
Sie erhalten ein Informationsschreiben als Antwort auf Ihre Bedarfsanmeldung, in dem unter Vorbehalt der Bereitstellung der Fördermittel durch das Land die voraussichtliche Fördersumme (für den jeweiligen Förderbereich) benannt wird. Das Informationsschreiben stellt noch keine Bewilligung dar, daher dürfen die Maßnahmen noch nicht beauftragt werden.
Antrag
Nach Bekanntgabe des Antragszeitraumes können Sie den Antrag auf Förderung einreichen.
- Für die Förderbereiche Reinigung, Restaurierung und Verpackung sind Angebote oder Kostenvoranschläge nötig. Diese können auch nachgereicht werden, die Frist dafür wird mit dem Antragszeitraum kommuniziert. Welche Informationen Angebote und Kostenvoranschläge enthalten sollten, haben wir Ihnen auf einem Beiblatt zusammengestellt.
- Für den Förderbereich Entsäuerung ist das Einholen von Angeboten nicht erforderlich, die Ausschreibung und Beauftragung der Entsäuerungsdienstleister übernehmen wir.
Bewilligung
Mit der Bewilligung kann der Maßnahmenbeginn erfolgen.
- Für die Förderbereiche Reinigung, Restaurierung und Verpackung erteilen Sie den Auftrag selbst.
- Für den Förderbereich Entsäuerung vereinbaren wir mit Ihnen einen Termin zur Abholung des für die Bearbeitung vorgesehenen Archivguts und legen gemeinsam die Behandlungskriterien fest. Wir bereiten die Akten bei uns in der Werkstatt auf die Maßnahme vor, koordinieren den Transport zum Dienstleister und übernehmen auch die Qualitätskontrolle durch die Nachbereitung und Messung der pH-Werte.
Rechnungslegung
- In den Förderbereichen Reinigung, Restaurierung und Verpackung ist die Rechnung des Dienstleisters zunächst in voller Höhe vom Archiv zu begleichen. Sollten sich im Laufe der Bearbeitung höhere Kosten als erwartet ergeben, sprechen Sie uns gern an, damit wir die Möglichkeiten einer Nachbewilligung prüfen können.
- Im Förderbereich Entsäuerung erhalten Sie von uns eine Kopie der Rechnung und eine Information darüber, welcher Betrag als Eigenanteil direkt von Ihnen an den Dienstleister zu überwiesen ist. Wir zahlen die Fördermittel ebenfalls direkt an den Dienstleister.
Verwendungsnachweis und Auszahlung der Fördermittel
- Für die Förderbereiche Reinigung, Restaurierung und Verpackung können Sie über den Verwendungsnachweis die Auszahlung der Fördermittel beantragen, sobald Sie die Rechnung vom Dienstleister erhalten haben, spätestens aber bis zum 31. Oktober des jeweiligen Förderjahres. Sobald die Prüfung der Unterlagen abgeschlossen ist, zahlen wir die Fördermittel an Sie aus.
- Für den Förderbereich Entsäuerung ist kein Verwendungsnachweis notwendig.
