Grundzüge der digitalen Archivierung

Diesen Überblick finden Sie in den nachfolgenden Ausführungen.

Die Digitalisierung der (öffentlichen) Verwaltung hat allerorts den Wandel der digitalen Transformation vorangetrieben. Es entstehen jedoch bereits seit Jahrzehnten digitale Verwaltungsunterlagen, die in zunehmendem Maße ihren Archiven angeboten werden.

Digitale Unterlagen können außerordentlich vielgestaltig sein: von elektronische Akten in strukturierenden Dokumentenmanagementsystemen über Daten in (mehr oder weniger strukturierten) File-Ablagen, E-Mails, Webseiten bis hin zu Datenbanken oder Daten in Fachverfahren.

Die Archivierung elektronischer Unterlagen stellt eine Pflichtaufgabe nach Archivgesetz NRW dar. Archive müssen in der Lage sein, diese zu übernehmen und angemessen zu verwahren. Ein Belassen der Unterlagen in den Quellsystemen (zum Beispiel DMS / VBS bzw. elektronischen Fachverfahren) stellt aus archivischer Sicht keine Option dar.

In der jüngeren Vergangenheit wurden aus diesem Grund verschiedene Systeme zur digitalen Langzeitarchivierung entwickelt. Bei der Auswahl eines Systems ist darauf zu achten, dass es die Vorgaben des OAIS-Referenzmodells (Open Archival Information System/Magenta Book, 2024) und neuere ergänzende Vorgaben erfüllt. Grundsätzlich müssen die Integrität und die Authentizität der Daten gewährleistet sein, um die die Vertrauenswürdigkeit des Digitalen Archivs inkl. der darin verwahrten Daten zu garantieren.

Der derzeit häufigste Weg, Daten langfristig interpretierbar zu halten, besteht in der (gegebenenfalls wiederholten) Migration in zum Zeitpunkt der Konvertierung am besten geeignete Dateiformate. Die Alternativen der Emulation oder des „Technikmuseums“ spielen eine im Vergleich untergeordnete Rolle. Viele Aspekte der digitalen Langzeitarchivierung finden ihre Entsprechung in der Archivierung analoger Unterlagen. So sind die grundsätzlichen Arbeitsschritte Bewertung, Übernahme, Bestandserhaltung, Magazinierung, Nutzung, usw. auch Bestandteile des OAIS-Referenzmodells.

Für den Einstieg in die digitale Langzeitarchivierung ist es allerdings nicht erforderlich, sich bereits für eine Lösung entschieden oder diese bereits im Produktivbetrieb zu haben. Grundlegende Schritte können schon vorher unternommen werden. Daher gehören zum Beispiel die Ermittlung potenziell archivwürdiger Daten in der Trägerverwaltung, deren Sichtung, Priorisierung und Bewertung. Auch die verwaltungsinterne Vernetzung mit neuen Kooperationspartnern wie der IT und Administratoren von Fachverfahren kann im Vorfeld erfolgen.

Ungeachtet des jeweiligen Systems oder seiner Ausprägung ist die digitale Langzeitarchivierung immer eine Aufgabe, zu deren Erfüllung Technik und Mensch zusammenarbeiten. Eine rein technikbasierte Lösung, die dem Archiv alle Arbeitsschritte abnimmt, ist derzeit nicht verfügbar.

Die digitale Langzeitarchivierung stellt eine personelle, finanzielle, organisatorische und fachliche Herausforderung für alle Archive dar. Aus diesem Grund ist es unbedingt empfehlenswert, die Kooperation zu suchen, statt Insellösungen zu entwickeln. In Nordrhein-Westfalen wurde aus diesem Grund das Digitale Archiv NRW (DA.NRW) ins Leben gerufen. Unter seinem Dach werden die technischen Lösungen DiPS.kommunal und der DA.NRW-Software Suite (DNS) interessierten Gedächtniseinrichtungen zur Verfügung gestellt.

Für den leichteren Einstieg und die Vorbereitung des Einsatzes einer dLZA-Lösung beraten wir Sie außerdem gerne mit dem Ansatz des PDA+ .

Links zu Informationsangeboten

• Magenta Book, Aktualisierung des OAIS-Modells (2024)
• BKK-Empfehlung “Systeminterne Speicherung ist keine Langzeitarchivierung “ (2018)
• nestor-Handbuch “Eine kleine Enzyklopädie der digitalen Langzeitarchivierung“ (2010)
• Nils Brübach, “OAIS - das 'Open Archival Information System': Ein Referenzmodell zur Organisation und Abwicklung der Archivierung digitaler Unterlagen“ (2002)

Literatur

• Schrimpf, Sabine: Das OAIS-Modell für die Langzeitarchivierung. Anwendung der ISO 14721 in Bibliotheken und Archiven. Kommentar. Berlin 2014
• Keitel, Christian / Schoger, Sabine: Vertrauenswürdige digitale Langzeitarchivierung nach DIN 31644. Berlin 2013
• Krämer, Thomas / Patt, Gregor: Handreichung: Vorüberlegungen zur Implementierung eines Systems zur elektronischen Langzeitarchivierung, in: Archivar. Bd. 71/4 (2018), S. 351-355

Bei allgemeinen Rückfragen, für praktische Tipps und Ihre weiteren Anliegen, stehen Ihre Gebietsreferent*innen Ihnen als erste Ansprechpersonen gerne zur Verfügung.