Der Einstieg mit PDA+

Als Ansatz und Hilfestellung, die im englischsprachigen Raum entwickelt wurde, ist das Thema auch vom deutschen Kompetenznetzwerk für die Langzeitarchivierung und Langzeitverfügbarkeit digitaler Ressourcen - nestor e. V. - vor vielen Jahren bereits aufgegriffen worden.

Mit einer eigenen Arbeitsgruppe AG Personal Digital Archiving , an der sich das LVR-AFZ seit einigen Jahren aktiv beteiligt, wurde auch eine eigene deutschsprachige Informationsseite aufgebaut: meinDigitalesArchiv.de .

Privatpersonen finden auf meinDigitalesArchive.de fachlich fundierte Vorschläge, die sie bei der langfristigen Sicherung ihrer persönlichen digitalen Materialien unterstützen.

An diese Vorschläge knüpft PDA+ an.

Aus diesem Grund bietet es sich an, diese Ansätze um zentrale Punkte soweit zu ergänzen, dass sie eine Vorbereitung auf eine digitale Langzeitarchivierungslösung nicht nur ermöglichen, sondern maßgeblich erleichtern. Ziel ist es, dass die digitale Archivierung ein sich aus diesen Vorbereitungen ergebender, konsequenter und logischer Folgeschritt ist.

Die Grafik zeigt die Hauptsäulen des PDA auf. In PDA+ sind sie für Ihren archivischen Alltag ergänzt. Die einzelnen Ergänzungen finden Sie im Anschluss.

Digitale Unterlagen sind flüchtig: Information und Datenträger bilden keine feste Einheit mehr, Metadaten unterscheiden sich je nach Dateiformat, nicht alle Dateiformate sind langzeitstabil. Die manuelle digitale Bestandserhaltung ist zeitintensiv. Aufgrund der großen Datenmengen, beispielsweise aus File-Ablagen, ist die Auswahl der zu erhaltenden Daten unerlässlich: aus Zeit- und Kostengründen, um Speicherkapazitäten wieder freizuziehen, wegen der Verfügbarkeit der Daten und der digitalen Bestandserhaltung, und aus weiteren Gründen.

Lösungen für die digitale Archivierung beinhalten die digitale Bestandserhaltung bereits. Doch sind die Arbeitsschritte bis zum Einspielen der Daten in diese Lösungen nahezu identisch mit denen, die auch für PDA genutzt werden und die grundsätzlich im Prozess der analogen und digitalen Vorbereitung der Archivierung anfallen.

Wir empfehlen daher ein Vorgehen, das sich aus den geschilderten Schritten ergibt:

• auswählen, was gesichert werden soll
• (persönliche) Ablage-/Ordnerstruktur festlegen
• (persönliches) Benennungsschema für Ordner und Dateien finden
• geeignte Dateiformate auswählen
• Metadaten (möglichst) sichern
• Speichermedien und -orte aussuchen
• Datensicherungsroutinen entwickeln
• Zugriff für autorisierte Dritte / alle Autorisierten ermöglichen

Diese Schritte sind um die folgenden, im Fettdruck markierten Punkte zu ergänzen:

• auswählen, was gesichert werden soll
• für den jeweiligen Arbeitsbereich verbindliche, gemeinsame Ablage-/Ordnerstruktur nach Aufgaben (nach Aktenplan) festlegen
• für den jeweiligen Arbeitsbereich verbindliche, gemeinsame Benennungsschemata für Ordner und Dateien finden
• geeignte Dateiformate konsequent gemäß den archivfachlichen Anforderungen an die digitale Archivierung auswählen
• Tools für die Änderung von Dateiformaten auswählen und eine dafür zuständige Person finden
• Metadaten (möglichst) sichern
• (im besten Fall) eine vereinfachte Bedarfsanalyse an Speichermedien und -orte gemessen an den Empfehlungen für technische Infrastrukturen von digitalen Archivierungslösungen durchführen
  (zum Beispiel für eine redundante Serversicherung anstelle von externen Festplatten)
• Speichermedien und -orte festlegen
• Datensicherungsroutinen entwickeln
• Zugriff für autorisierte Dritte / alle Autorisierten ermöglichen

Praktischerweise können Sie als Archivar*innen Ihre Erfahrungen mit diesem Ansatz auch in Ihre eigene Arbeit für abgebende Stellen und in die Bestandsakquise von Unterlagen von zum Beispiel Vereinen oder Privatpersonen einfließen lassen.

Informationsangebote

• Webseite der nestor-AG PDA, https://meindigitalesarchiv.de/
• Webseite der Library of Congress (U.S.A.) zu PDA, https://digitalpreservation.gov/personalarchiving/
• Rudolf, Sarah / Oßwald, Achim, Personal Digital Archiving für kleine und mittlere Archive? Erfahrungen, Ansätze, Perspektiven, in: Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen 2023 Mannheim. Tagungsband der 26. AUdS Tagung im MARCHIVUM in Mannheim vom 21.-22. März 2023 , herausgegeben vom MARCHIVUM Mannheim, Mannheim 2024, S. 52-59
• de Assis Mendonça, Juliano / Rudolf, Sarah, Digitale Archivierung - eine Herausforderung für kleine und mittlere Archive, in: Wachsende Aufgaben, knappe Ressourcen. Wohin steuert die Archivarbeit? Beiträge zum Rheinischen Archivtag 15.-16. Juni 2023 in Krefeld (Archivhefte, Band 54), herausgegeben vom Landschaftsverband Rheinland, Bonn 2024, S. 144-159

Bei allgemeinen Rückfragen, für praktische Tipps und Ihre weiteren Anliegen, stehen Ihre Gebietsreferent*innen Ihnen als erste Ansprechpersonen gerne zur Verfügung.