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Bekanntmachung eines Aufrufs zur Interessenbekundung

Bildung einer Kartei für Fotografen/Fotografinnen für den LVR Fachbereich Kommunikation

Bitte beachten Sie, dass eine beschreibbare Version des Leistungsverzeichnisses den Vergabeunterlagen beigefügt wurde. Inhaltlich gibt es keine Änderungen.

1. Name und Kontaktdaten der Vergabestelle

Landschaftsverband Rheinland Fachbereich
Zentraler Einkauf und Dienstleistungen
Frau Julia Kramer
Ottoplatz 2
50679 Köln
Tel. +49 (0) 221 809 3565
Fax + (0) 221 8284 3107
E-Mail: julia.kramer@lvr.de

2. Darstellung des Auftraggebers

Der Landschaftsverband Rheinland (LVR) arbeitet als Kommunalverband mit rund 19.000 Beschäftigten für die 9,7 Millionen Menschen im Rheinland. Mit seinen 41 Schulen, zehn Kliniken, 20 Museen und Kultureinrichtungen, drei Heilpädagogischen Netzen, vier Jugendhilfeeinrichtungen und dem Landesjugendamt erfüllt er Aufgaben, die rheinlandweit wahrgenommen werden. Der LVR ist Deutschlands größter Leistungsträger für Menschen mit Behinderungen und engagiert sich für Inklusion in allen Lebensbereichen. „Qualität für Menschen" ist sein Leitgedanke.

Die 13 kreisfreien Städte und die zwölf Kreise im Rheinland sowie die StädteRegion Aachen sind die Mitgliedskörperschaften des LVR. In der Landschaftsversammlung Rheinland gestalten gewählte Mitglieder aus den rheinischen Kommunen die Arbeit des Verbandes.

Für weitere Informationen zum Landschaftsverband Rheinland wird auf die Homepage des LVR unter der Adresse www.lvr.de verwiesen.

3. Auftragsgegenstand

Der LVR beabsichtigt durch den Aufbau einer Fotografen/innen-Kartei seinen Bedarf hinsichtlich Reportage-, Porträt- und Veranstaltungsfotografie zu decken. Die Fotos werden unter anderem für die Medien- und Öffentlichkeitsarbeit des LVR verwendet.

Der Auftragsgegenstand ist in zwei Regional-Lose unterteilt. Hierbei wird unterschieden zwischen dem Regierungsbezirk Köln und dem Regierungsbezirk Düsseldorf.
Das abzugebende Angebot kann sich auf ein oder beide Regionallose erstrecken

Alle weiteren Einzelheiten über Aufgabenbeschreibung und Fotografieart sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.

4. Vertragslaufzeit und Kostenschätzung

Es wird eine Vertragslaufzeit von einem Jahr mit der Option der zweimaligen Verlängerung auf insgesamt maximal drei Jahre vereinbart.

Der Grundlagenvertrag beginnt am 15.12.2019 und endet am 14.12.2020.

Der Grundlagenvertrag verlängert sich stillschweigend um weitere 12 Monate (also bis zum 14.12.2021), wenn er nicht spätestens bis zum 30.06.2020 vom Auftraggeber schriftlich gekündigt wird. Der Grundlagenvertrag verlängert sich stillschweigend um weitere 12 Monate (also bis zum 14.12.2022), wenn er nicht spätestens bis zum 30.06.2021 vom Auftraggeber schriftlich gekündigt wird.

Aufgrund der Erfahrungen der Vorjahre und den bereits geplanten Terminen wird von einem jährlichen Auftragsvolumen von circa 70.000 Euro brutto ausgegangen.
Die genannten Auftragsvolumina sind Schätzwerte und es besteht kein Anspruch auf eine Mindestabnahmemenge.

5. Vertragliche Rahmenbedingungen der Beauftragung (Grundlagenvertrag)

Der Grundlagenvertrag regelt die Rahmenbedingungen für die Zusammenarbeit zwischen dem Auftraggeber Landschaftsverband Rheinland (LVR) und dem/der Auftragnehmer/in. Die Leistungen werden nach Bedarf des Auftraggebers und nach Verfügbarkeit der/des Auftragnehmers/in im Rahmen von Einzelbeauftragungen abgerufen. Ein Anspruch des/der Auftragnehmers/in auf eine Beauftragung besteht nicht.

Der Abruf der Leistungen kann einmalig sowie periodisch erfolgen, wobei auch nicht ausgeschlossen werden kann, dass keine Beauftragung zustande kommt.
Der/die Auftragnehmer/in akzeptiert mit seiner Angebotsabgabe die in den Unterlagen aufgeführten Vertragsbedingungen.

6. Zusammenarbeit und Leistungserbringung

Die übergreifende Koordination sowie die Erteilung von Einzelaufträgen und entsprechende Auftragsabwicklung mit dem/der Auftragnehmer/in obliegt innerhalb des Landschaftsverbandes Rheinland grundsätzlich dem LVR-Fachbereich Kommunikation.

Kontaktdaten ihrer Ansprechpartnerin im LVR-Fachbereich Kommunikation:
Frau Celine Tillmann
Tel.: 0221/809-7730
E-Mail: celine.tillmann@lvr.de

Für eine erfolgreiche Umsetzung des Auftrags ist es erforderlich, dass sich der/die Auftragnehmer/in mit den Strukturen des LVR als Teil der kommunalen Familie vertraut macht, insbesondere mit den Repräsentanten/innen des LVR aus Verwaltung und Politik. Im Falle des Vertragsschlusses mit Agenturen benennt der/die Auftragnehmer/in dem Auftraggeber eine Ansprechperson, die dem Auftraggeber bei der Planung und Koordination der Aufträge sowie für sonstige administrative Belange zur Verfügung steht.

7. Angebotsform und Abgabefrist

Die Angebotsunterlagen werden über die Vergabeplattform des Landschaftsverbandes Rheinland zum Download zur Verfügung gestellt. Das Angebot ist danach in schriftlicher Form mit den dazu erforderlichen Unterlagen per Mail an folgende Mail-Adresse zu versenden:

Interessenbekundungsverfahren@lvr.de

Die Arbeitsproben können auf CD, DVD oder auf einem USB-Stick in einem verschlossenen und mit dem beigefügten Kennzettel „Achtung, Angebot" versehenen Umschlag abgegeben werden.

Abgabeort für die Arbeitsproben (per Post oder persönlich):

Landschaftsverband Rheinland
Fachbereich Zentraler Einkauf und Dienstleistungen
Frau Kramer
Ottoplatz 2, Zimmer 08.11
50679 Köln

Der Umschlag mit dem Angebot und den Arbeitsproben kann auch an der Pforte des LVR-Hauses, Ottoplatz 2, 50679 Köln (24 Stunden besetzt) abgegeben werden.

Angebote können bis zum 08.11.2019, 12.00 Uhr, abgegeben werden. Es werden nur Angebote in die Wertung einbezogen, die innerhalb der festgesetzten Frist eingegangen sind.

8. Einzureichende Unterlagen

Mit dem Angebot sind folgende Unterlagen zwingend einzureichen:

- Angebotsvordruck und Datenschutzerklärung - vollständig ausgefüllt und an den gekennzeichneten Bereichen unterschrieben

- Leistungsverzeichnis vollständig in allen Positionen ausgefüllt mit Gesamtsummen und Skontoangaben

Sofern darüber hinaus zusätzliche Angaben zu einzelnen Positionen erforderlich sind, ist hierfür ein besonderes Beiblatt zu verwenden.

- der ausgefüllte Bewerbungsbogen

- die zur Wertung erforderlichen Arbeitsproben (4 Fotos pro Art der Fotografie, siehe Punkt 2.1)

Die eingereichten Arbeitsproben müssen jeweils von drei verschiedenen Veranstaltungen/Terminen pro Fotografieart stammen, die mit den Anforderungen aus Punkt 2.1 der Leistungsbeschreibung vergleichbar sind.

Folgende Unterlagen sind dem Angebot ferner beizulegen:

- Vordruck „Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit"

- Nachweis über den Abschluss einer Haftpflichtversicherung gem. Nr. 5 des Angebotsvordruckes

9. Wertung der Angebote und weiteres Verfahren

Die Wertung der eingegangenen Angebote sowie der vorgelegten Arbeitsproben erfolgt anhand folgender Kriterien:

- Preis mit einer Gewichtung von 40 %

- Qualität der Arbeitsproben (mit den Unterkriterien Bildgestaltung und technische Qualität) mit einer Gewichtung von 60 %

Die Ergebnisse, insbesondere die vorgelegten Arbeitsproben, werden nur LVR-intern verwendet.

Die Zuschlagserteilung erfolgt rechtzeitig zum Vertragsschluss. Der Zuschlag wird an die sieben Bieter/innen pro Regionallos erteilt, die das nach den festgelegten Wertungskriterien wirtschaftlich günstigste Angebot abgeben.