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FAQ zur Qualitäts- und Wirtschaftlichkeitsprüfung

Im Folgenden finden Sie gesammelt die häufigsten Fragen zu den Qualitäts- und Wirtschaftlichkeitsprüfungen in der Kindertagesbetreuung und (solitären und interdisziplinären) Frühförderung.

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1. Wie kann ich mich auf eine Prüfung vorbereiten?

Anlassunabhängige Prüfungen erfolgen auf der Rechtsgrundlage des § 8 Ausführungs-gesetz (AG) NRW zum SGB IX ohne vorherige Terminankündigung. Daher können Sie sich nicht explizit auf diese Prüfungen vorbereiten.

Sofern die heilpädagogischen Leistungen durch den Leistungserbringenden im Einklang mit insbesondere den vertraglichen Grundlagen (Landesrahmenvertrag nach 131 SGB IX und Leistungs- und Vergütungsvereinbarung) erbracht werden, sind Sie grundsätzlich jederzeit gut auf eine solche Prüfung vorbereitet. Ergänzend lohnt sich das Verinnerlichen der landeseinheitlichen Prüfkriterien, auf deren inhaltliche Weiterentwicklung per Rundmail hingewiesen wird und die jederzeit auf dieser Internetseite einsehbar sind. Diese sind aus den für die inklusive Arbeit relevanten Rechtsgrundlagen, insbesondere aus den o. g. Verträgen abgeleitet.

Auf eine anlassabhängige Prüfung können Sie sich mit wenig zeitlichem Vorlauf ggf. auch thematisch einstimmen, da die Prüfenden diese Termine auf der Rechtsgrundlage des § 128 Abs. 2 SGB IX in der Regel vorher ankündigen.

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2. Wann kann ich mit einer anlassunabhängigen Prüfung rechnen?

Wenn Ihre inklusive Arbeit auf der Grundlage einer Leistungs- und Vergütungs-vereinbarung aus Eingliederungshilfemitteln finanziert wird, ist eine Prüfung jederzeit möglich. Die Prüfungen erfolgen auf der Rechtsgrundlage des § 8 AG NRW zum SGB IX ohne vorherige Terminankündigung. Intention ist die Prüfung der gesetzlichen und vertraglichen Mindeststandards in der inklusiven Arbeit auf der Grundlage der jeweiligen Situation vor Ort sowie die Beratung hierzu. Die Prüfung zielt auf den Ist-Zustand der individuellen Struktur-, Prozess- und Ergebnisqualität inklusiver Arbeit des Leistungserbringenden ab.

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3. Wie viel Zeit nimmt eine Prüfung in Anspruch?

Der zur anlassunabhängigen Prüfung notwendige Zeitbedarf ist abhängig von der Ausprägung als Vollprüfung (alle Prüfkriterien) oder als Facettenprüfung (individuell durch die Prüfenden festgesetzte Auswahl der Prüfkriterien).

Die Vollprüfung nimmt durchschnittlich fünf Stunden in Anspruch, die Facettenprüfung ca. drei Stunden.

Der Zeitbedarf für eine anlassabhängige Prüfung ist individuell und ergibt sich aus dem zugrundeliegenden Anlass bzw. dem konkreten Aufwand zur Objektivierung der Anhaltspunkte zu gesetz- oder vertragswidrigem Verhalten.

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4. Muss ich die Prüfung in meiner Einrichtung zulassen, Unterlagen transparent machen?

Mit §§ 128 I Satz 2 SGB IX, 8 AG NRW zum SGB IX ist gesetzlich geregelt, dass die Leistungserbringenden verpflichtet sind, dem Träger der Eingliederungshilfe auf Verlangen die für die Prüfung erforderlichen Unterlagen vorzulegen und Auskünfte zu erteilen.

Lt. Ziffer 8.2 (4) LRV sind die Leistungserbringenden zudem vertraglich verpflichtet, diese Prüfungen zu ermöglichen und daran mitzuwirken. Dort ist im Weiteren vereinbart,

  • dass die Prüfung grundsätzlich in den Räumen des Leistungserbringenden stattfindet.
  • dass der Leistungserbringer den Prüfenden zu den Geschäftszeiten Zugang zu den von ihm genutzten betriebsnotwendigen Räumlichkeiten gewährt. Prüfungen zu anderen Zeiten sind nur zulässig, soweit der Prüfauftrag dies erforderlich macht.
  • dass der Leistungserbringer eine Vertretung zur Verfügung stellt, die die notwendigen Auskünfte erteilen kann und dass diese auf Verlangen der Prüfenden die notwendigen Unterlagen vorlegt.

Die mit der Leistung verbundenen Dokumente können lt. Ziffer 8.2 (8) LRV unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen in die Prüfung einbezogen werden.

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5. Wie läuft eine Prüfung konkret ab?

Im Eröffnungsgespräch teilen die Prüfenden dem Leistungserbringer bzw. der bevollmächtigten Ansprechperson vor Ort (i.d.R. der Leitung der Einrichtung, deren Stellvertretung und ggf. ergänzend Vertretenden des Spitzenverbandes) Grund, Gegenstand und Umfang der Prüfung mit.

Daraufhin erfolgt die Prüfung anhand der landeseinheitlichen Prüfkriterien in Form von Gespräch, Besichtigung, Dokumentenprüfung. Wird während der Prüfung der Prüffokus aus besonderem Anlass erweitert, so teilen die Prüfenden dies dem Leistungserbringer unverzüglich mit und erläutern dies.

Die Prüfung endet mit dem Abschlussgespräch zwischen den Prüfenden und dem Leistungserbringer. In diesem Gespräch soll der Leistungserbringer auf der Grundlage der bei der Prüfung gewonnenen Erkenntnisse mit dem Ziel beraten werden, festgestellte Pflichtverletzungen unverzüglich zu beseitigen, Pflichtverletzungen rechtzeitig vorzubeugen und/oder Verbesserungsmöglichkeiten zu nutzen. Mit dieser Beratung soll die Eigenverantwortlichkeit des Leistungserbringers für die Sicherung und Weiterentwicklung der Qualität einschließlich der Wirksamkeit und/oder Wirtschaftlichkeit sowie die ordnungsgemäße Abrechnung der Leitungserbringung gestärkt werden; gemäß Ziffer 8.2 (9) LRV.

Die Prüfung endet mit dem Abschlussgespräch (vor Ort oder im Nachgang), in dem die weiteren Schritte abgestimmt werden. Die Prüferkenntnisse werden von den Prüfenden daraufhin im Entwurf des Prüfberichtes dargestellt, zu dem der Leistungserbringer innerhalb von vier Wochen Stellung nehmen kann. Eine etwaige Stellungnahme fließt in den abschließenden Prüfbericht ein.

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6. Was wird geprüft? Wo finde ich die Prüfkriterien?

Alle Prüfungen fokussieren auf die Struktur-, Prozess-, Ergebnisqualität sowie die Wirksamkeit inklusiver Arbeit, der Erbringung heilpädagogischer Leistungen im Elementarbereich. Die Prüfungen können als Vollprüfung angesetzt sein (alle relevanten Prüfkriterien) oder sich nur auf von den Prüfenden ausgewählte Teile der Prüfkriterien beziehen (Facettenprüfung). Die Ausprägung der Prüfung wird im Eröffnungsgespräch vor Ort kommuniziert.

Eine anlassabhängige Prüfung bezieht sich auf alle relevanten Anhaltspunkte für gesetz- oder vertragswidriges Verhalten des Leistungserbringenden.

Die Prüfkriterien finden Sie auf der Internetseite des Prüfwesens (s.u.).

Die Einrichtungen bzw. deren Träger werden über inhaltlich weiterentwickelte Prüfkriterien per Rundmail informiert.

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7. Darf ich nach der Vor-Ort-Prüfung Unterlagen nachreichen?

Vor Ort wird besprochen, welche Unterlagen bis zu welchem Termin nachzureichen sind. Mit Bekanntgabe des vorläufigen Prüfberichtes können Sie innerhalb von vier Wochen zu diesem Stellung nehmen und ergänzende Informationen auch in Form von Dokumenten, Unterlagen einbringen. Diese werden von den Prüfenden ebenfalls bewertet und fließen in den abschließenden Prüfbericht ein.

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8. Welche Art der Sanktionierung kann ich bzw. kann die Einrichtung in Folge einer Prüffeststellung erwarten?

Betreffend etwaige Sanktionierungen sind die §§ 129-130 SGB IX (Vergütungskürzung und außerordentliche Kündigung der Vereinbarung/des Vertrages) relevant.

Bei Nichterfüllung gesetzlicher oder vertraglicher Pflichten entscheidet der Träger der Eingliederungshilfe unter Berücksichtigung des Verhältnismäßigkeitsgrundsatzes sowie der Besonderheiten des Einzelfalls welche Sanktionierung angezeigt ist. Vorrangig erfolgt dies über Zielvereinbarungen inhaltlicher wie auch terminlicher Art. Sollten solche Vereinbarungen durch Leistungserbringende nicht abgeschlossen oder nicht umgesetzt, kann eine erneute Prüfung angesetzt und o. g. Sanktionierung realistischer werden.

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9. Wer erhält den Prüfbericht?

Grundsätzlich erhält der Leistungserbringer gem. Ziffer 8.3 (4) LRV den vorläufigen Prüfbericht (Entwurf) sowie den abschließenden Prüfbericht. Hat der für den Leistungserbringer zuständige Spitzenverband bzw. ein Bevollmächtigter (z. B. die Leitung) an der Prüfung teilgenommen, erhält dieser eine Ausfertigung des vorläufigen Prüfberichts (Entwurf) sowie die abschließende Fassung; Ziffer 8.3 (3) LRV.

Mit Ziffer 8.3 (4) LRV ist zudem vertraglich vereinbart, dass ohne Zustimmung des Leistungsberechtigten der Träger der Eingliederungshilfe den abschließenden Prüfbericht über die unmittelbar Beteiligten und betroffenen Personen hinaus nicht an Dritte weitergeben darf, es sei denn es besteht ein berechtigtes Interesse an einer Weitergabe.

Das im abschließenden Prüfbericht enthaltene zusammenfassende Ergebnis der Prüfung ist dem Leistungsberechtigten bzw. dessen/deren Erziehungsberechtigen durch den Leistungserbringer in gut wahrnehmbarer Form zugänglich zu machen; Ziffer 8.3 (5) LRV.

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10. Was kann ich tun, wenn ich mit den Feststellungen der Prüfenden nicht einverstanden bin?

Zum vorläufigen Prüfbericht können Sie innerhalb von vier Wochen nach Bekanntgabe Stellung nehmen; Ziffer 8.3 (2) LRV. Die auf diesem Wege Ihrerseits eingebrachten Informationen werden durch die Prüfenden bewertet und fließen in den abschließenden Prüfbericht ein. Der vorläufige Prüfbericht wie auch der abschließende Prüfbericht haben nicht den Charakter eines Verwaltungsaktes im Sinne des § 35 Verwaltungs-verfahrensgesetz (VwVfG), so dass gegen diese keine formellen Rechtsmittel möglich sind.

Explizit im Fall der durch die Prüfenden vorgeschlagenen und begründeten Vergütungskürzung (§ 129 SGB IX) kann im Fall des ausbleibenden Einvernehmens beider Vertragsparteien jede Partei die Entscheidung durch die Schiedsstelle beantragen (§ 129 I Satz 3 und 4 SGB IX, Ziffer 8.5 (2) LRV).

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11. Was geschieht nach der Prüfung?

Sofern Zielvereinbarungen mit dem abschließenden Prüfbericht abgeschlossen wurden, erfüllt der Leistungserbringer diese innerhalb der vereinbarten Frist. Je nach Prüffeststellungen entscheiden die Prüfenden über eine neuerliche anlassabhängige Prüfung beim Leistungserbringer zu gegebener Zeit.

Im Fall der Vergütungskürzung oder Kündigung der Vereinbarung erfolgt deren Umsetzung zeitnah.

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